Il supporto di Microsoft 365 a ogni tipologia di team

Microsoft 365 è stato studiato per adattarsi perfettamente a ogni tipologia di team e di stile di lavoro. I suoi strumenti versatili e accessibili sono ideali per essere usati in combinazioni diverse oppure singolarmente, in locale o in remoto, restando sempre connessi ai propri collaboratori nel modo più congeniale possibile e avendo a disposizione tutti i tools per compiere un lavoro rapido ed efficiente ovunque ci si trovi.

Gli obiettivi che Microsoft si è posta nello sviluppare il prodotto sono quattro:

• Stimolare la creatività: avere le possibilità per avanzare progetti innovativi è il passo più importante per poterli mettere in pratica.
• Favorire la collaborazione: Microsoft mette a disposizione più di una app per restare in contatto, ognuna adatta a una tipologia di comunicazione, dalla più formale alla più leggera (con Teams si possono inviare emoticon e gif, esattamente come altre piattaforme di instant messaging)
• Facilitare l’accesso alla tecnologia: spesso imparare strumenti nuovi è problematico, ma le app della suite Microsoft 365 sono semplici da usare e facilmente accessibili anche a persone con difficoltà particolari.
• Garantire una sicurezza olistica: numerosi tools permettono una configurazione personalizzata della sicurezza, sia all’interno dell’azienda che verso l’esterno.

Ricapitoliamo quali tipologie di strumenti comprende Microsoft 365, argomento approfondito nel nostro precedente articolo (a questo link):

• Infrastruttura, con il sistema operativo Windows 10 Enterprise;
• Elaborazione dati e testi con il pacchetto Office ProPlus, accessibile anche online;
• Calendari e messaggistica, istantanea con Teams e via e-mail con Outlook;
• Condivisione file con SharePoint e OneDrive for Business;
• Forum community con Yammer;
• Sicurezza e gestione dei dispositivi connessi, con Intune;
• Reportistica del singolo utente con MyAnalytics e di gruppo con Workplace Analytics;

Tutte le app della suite sono in grado di dialogare tra di loro, creando sinergie che ben si conformano a ogni modo di lavorare, dal team più piccolo ed energico al più grande e organizzato.

Un team piccolo ed energico sarà più predisposto per gli strumenti di lavoro istantanei: con Teams, ad esempio, ogni membro può comunicare con gli altri in modo veloce, inviare file e modificarli nella stessa app, senza dover scaricarli e aprire ulteriori applicazioni.

Su Outlook si condividono i calendari, e ognuno può facilmente visualizzare gli impegni degli altri; se qualcuno al momento non è disponibile, o è fuori sede, lo stato su Teams lo mostra ai colleghi.

Un team grande e organizzato preferirà le configurazioni più personalizzate della suite: su SharePoint è presente una cartella condivisa per l'intera organizzazione e sottocartelle per i diversi reparti, invisibili agli altri. E' possibile per più utenti lavorare sul medesimo file allo stesso tempo: ognuno vedrà ciò che sta facendo l'altro e il sistema manterrà una cronologia delle modifiche effettuate.

Sempre su SharePoint, il sito aziendale interno tiene tutti aggiornati sulle notizie, e su Stream si archiviano video utili all'organizzazione, come le registrazioni dei webinar e altri mezzi di formazione.

Yammer è il luogo in cui tutti condividono idee, obiettivi e progetti, e ricevono feedback su di essi. Anche questo è divisibile in gruppi, così che gli argomenti più attinenti a un determinato reparto non vadano a interessare reparti estranei all'argomento. Outlook, invece, è usato per dialogare direttamente con i colleghi; e se non rispondono, gli si manda un Teams!

Con Teams, inoltre, è possibile effettuare o programmare telefonate e videoconferenze, sia con i membri interni che, eventualmente, con clienti e fornitori. E se qualcuno manca, basta registrare l'evento per renderlo partecipe in un secondo momento, magari inserendolo su Stream.

-   A ogni tipologia di team saranno utili i report ricavati da MyAnalytics, il quale, analizzando i dati riguardo email, riunioni e chat, suggerisce modi per ottimizzare il proprio tempo, ad esempio ridurre il numero di riunioni effettuate. A livello globale, invece, Workplace Analytics può aiutare l'amministratore a identificare i modelli di lavoro dei suoi collaboratori e le modalità con cui essi usano gli strumenti a loro disposizione, così da poter rendere il team ancora più produttivo.

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